A NAV honlapján megjelent az az állásfoglalás, amely az elektronikus számlákkal kapcsolatos legfontosabb tudnivalókat foglalja össze.

A koronavírus járvány terjedésével összefüggésben egyre nagyobb igény merül fel a számlák elektronikus továbbítására, befogadására. Elektronikus számlának minősül minden olyan számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be. Ennek következtében az eredetileg papír alapon előállított számla is, melyet nem személyesen vagy postai úton, hanem beszkennelve, elektronikus úton továbbítanak a befogadó részére, elektronikus számlának minősül. Ezért a PDF számla is megfelel az elektronikus számla követelményeinek.

Az elektronikus számla alkalmazásának feltétele:

- a számla befogadó beleegyezése, illetve

- EDI rendszer alkalmazása esetén a felek előzetes, írásbeli megállapodása.

Ha a felek papíralapú számlázásban állapodnak meg és a kibocsátó a számlát elektronikusan is megküldi tájékoztatás céljából, akkor a papíralapú bizonylat tölti be a számla szerepét, vagyis ebben az esetben nem minősül elektronikus számlának az elektronikusan továbbított számla.

Mind az elektronikus, mind a papíralapú számlának meg kell felelnie az alábbi feltételeknek:

- a számla eredetének hitelességét,

- adattartalma sértetlenségét,

- olvashatóságát.

Ezeknek a követelményeknek bármely olyan üzleti ellenőrzési eljárással eleget lehet tenni, amely megbízható üzleti kapcsolatot biztosít a számla és az elvégzett szolgáltatás, megvalósult termékértékesítés között. Az ellenőrzési eljárás történhet egy megfelelően kialakított ügyviteli folyamat keretében, vagy akár manuális összevetéssel is.

A további részletek a NAV által közzétett tájékoztatóban olvashatók:

https://nav.gov.hu/nav/ado/afa/Az_elektronikus_szaml20200416.html